IntraDoc - podpora procesů a dokumentů
Technologie zajišťující flexibilní a detailně propracovaný systém pro podporu procesů a správu dokumentů spojených s přípravou jednání nejen na úřadech státní správy a samosprávy. s touto technologií Vám připravíme prostředí, které opravdu odpovídá tomu, na co jste zvyklí.
…na míru a přesto efektivně
Aplikace IntraDoc jsou postaveny na platformě MS Windows tak, aby uživatelé mohli standardním a jednoduchým způsobem pracovat s daty, která jsou potřebná pro generování tisků. Tisky jsou z evidovaných dat generovány automaticky a vždy přesně ve formátu, který je na úřadu zaveden. Jednotlivé moduly systému IntraDoc mají společný základ a jejich vnější podoba je implementována na míru zvyklostem úřadu, a to včetně nastavení přístupů jednotlivých uživatelů k jednotlivým částem systému v různých fázích práce s daty a dokumenty.
Máme pokryto…
- Příprava materiálu (návrhu) na jednání
- Příprava programu a zápisu z jednání
- Archivace a vyhledávání schválených usnesení
- Archivace a vyhledávání zápisů z jednání
- Příprava zveřejnění schválených usnesení
- Evidence a sledování historie úkolů ze schválených usnesení
Samospráva
v oblasti samosprávy nasazení systému IntraDoc typicky pokrývá oblast jednání Rady a Zastupitelstva a obsahuje zpracování Návrhu materiálu, zařazení do Programu jednání, evidence o Rozhodnutí a jeho Archivace. Jiným příkladem může být oblast přípravy materiálů z valných hromad a archivace jejich usnesení. Vyplývají-li ze schváleného usnesení úkoly, potom systém IntraDoc nabízí i evidenci těchto úkolů v celém rozsahu jejich plnění.
Standardizace dokumentů
Pokud váš úřad nemá svůj grafický manuál, pak je součástí nasazení systému provedení standardizace dokumentů (definované šablony, styly, hlavičky) tak, aby formát jednotlivých dokumentů byl jednotný a odpovídal požadavkům a zvyklostem na úřadu. Kromě dokumentů generovaných systémem IntraDoc lze evidovat přílohy, které nepodléhají standardizaci a mohou existovat v libovolném formátu (obrázky, mapy tabulky apod.).
Správa přístupu
Systém IntraDoc poskytuje správu přístupů k údajům a dokumentům (může k nim přistupovat jen definovaný uživatel v režimu, který je mu přidělen). IntraDoc nevede správu uživatelů, zde počítá s propojením s jinými systémy úřadu pro správu uživatelů (např. Active Directory, EOS, iDirectory). Kromě toho systém poskytuje unikátní správu skupin uživatelů, které lze vytvářet bez ohledu na organizační strukturu úřadu a přidělovat k jednotlivým materiálům a dokumentům.
Naše zkušenosti
Naše přesvědčení, že se vyplatí realizovat řešení na míru, potvrzuje i to, že systém IntraDoc byl úspěšně nasazen u několika našich zákazníků, a to ve verzích, které se od sebe velmi liší (tak, jak se liší i zvyklosti úřadů). a to i přesto, že jsme byli na začátku zákazníky ujišťováni, že jejich postupy jsou standardní a liší se od ostatních jen v detailech. Ukázalo se, že detaily mohou být pro úspěšné nasazení systému naprosto rozhodující.
Úložiště dokumentů
Skupina aplikací IntraDoc je postavena nad datovým úložištěm, což přináší výhody spojené s využitím efektivních vyhledávacích postupů a postupů pro uložení a zabezpečení dokumentů.
Pokud se rozhodnete pro systém IntraDoc, pak vám můžeme poskytnout multilicenci našeho datového úložiště, jehož technická část je součástí systému IntraDoc, za velmi výhodných podmínek. Součástí této nabídky je i samostatné uživatelské rozhraní - ukázky formulářů: vyhledávání a detail dokumentu, dokumenty ve složce, podobnost dokumentů.
Chcete vědět více?
Kontakujte Marka Hovorku na telefonu +420 583 802 583 nebo mailu hovorka@inflex.cz.
779 00 Olomouc
Česká Republika
